Einladungen müssen geschrieben, Rückläufer und Absagen ausgewertet, das Catering und die Location gebucht und jede Menge Sonderfälle berücksichtigt werden. Wohl dem, der da den Überblick behält. Noch komplexer wird es, wenn dann auch noch verschiedene Parteien und Systeme beteiligt sind. Hier der Grafiker, der die Layouts erstellt, dort die Eventagentur, die die Teilnehmerlisten benötigt und mitten drin: Das IT-System das gleichermaßen Mailing-Plattform, Teilnehmer-Management und Content-Hosting managen soll. Selbst als unbedarfter Laie sieht man hier Unheil aufziehen.

Beginnen wir von vorn: Die Teilnehmerliste
Was erst einmal wie eine unscheinbare, arglose Excelliste daher kommt, entwickelt bei mangelnder Planung schnell Ihren ganz eigenen Schrecken. Wichtig ist es, sich klar zu machen: Was soll am Ende mit der Liste geschehen? Wenn am Ende nur entscheidend ist, wie viele Teilnehmer kommen unterscheidet sich das maßgeblich von einer Liste, die verschiedene Events (z.B. Tag- und Abendveranstaltungen) kennt und bei der die Begleitungen eindeutig einer Person zugeordnet werden müssen. Erst wenn das Ziel bzw. die Verwendung, allen Beteiligten klar ist, sollte man sich daran machen, eine Datenbank aufzusetzen.

Nächster Schritt: Die Inhalte
Nachdem die Basis in Form einer Teilnehmer-Datenbank geschaffen ist, geht es daran, den nächsten Schritt zu machen: Die Inhalte abstimmen. Was trivial klingt, versteckt die Tücken meist im Detail. In welcher Form sollen die Teilnehmer angeschrieben werden? Postalisch oder per E-Mail? Gibt es die Möglichkeit, sich online zu registrieren? Wie werden Informationen zur Location und dem Dresscode zur Verfügung gestellt? Wie werden Besonderheiten des Events vermittelt? Werden personalisierte Nachrichten übermittelt, und wenn ja, welche Unterscheidungen gibt es?

Klar ist, all das will in Wort und Bild vermittelt werden. Dazu müssen Texte und Grafiken rechtzeitig abgesprochen und geliefert werden. Grundsätzlich kann man nie genug Zeit für Feedbackschleifen berücksichtigen! Ideal wäre es natürlich, alle Inhalte bereits vorab zur Verfügung zu haben, leider ist das nicht immer möglich. Also gilt es sich klare Termine für die Lieferung und Auswertung der einzelnen Elemente zu setzen. Spätestens drei Tage bevor ein Mailing versendet oder eine Landingpage veröffentlicht werden soll, müssen alle Inhalte vorliegen. Es gilt ja auch noch die Feinabstimmung mit allen betroffenen Parteien zu machen.

Unbedingt berücksichtigen: Sonderwünsche
Auch das noch: Trotz langfristiger und sorgfältiger Planung sind einige Teilnehmer durch die Lappen gegangen und müssen nachgetragen werden. Oder hat sich die Adresse geändert? Kommt ein Teilnehmer plötzlich doch nicht allein, sondern in Begleitung?

Solche oder ähnliche Fälle treten immer wieder auf und es muss vorab definiert werden, wie diese Fälle eingefangen werden. Sonst kommt es zu unschönen Dopplungen oder Unklarheiten in der Datenbank und im schlimmsten Fall ist plötzlich die gesamte Teilnehmerliste inkonsistent und unbrauchbar. Idealerweise werden Änderungen zentral und über ein entsprechendes Formular oder eine Excelliste gesammelt in der Datenbank abgelegt. So bleiben die Daten sauber und es ist jederzeit eine Zuordnung möglich. Natürlich ist das etwas zeitintensiver als die parallele Bearbeitung, es erspart aber umgekehrt auch viel Ärger bei der Datenbereinigung.

Nach dem Event ist vor dem Event.
Der letzte Akt eines gelungen Events ist eine entsprechende Nachbereitung. Sind die Teilnehmer wieder alle zu Hause, wird es Zeit die Eventplanung noch mal mit etwas Abstand zu betrachten. Was ist gut gelaufen, wo hat es gehakt? Wie lief die Kommunikation der beteiligten Parteien? Auch ein Feedback durch die Teilnehmer ist sehr hilfreich und aufschlussreich wenn es zeitnah nach einer Veranstaltung eingeholt wird.

Das Ziel sollte nicht sein, Fehler noch mal in epischer Breite auszurollen, sondern daraus zu lernen. Der nächste Event kommt bestimmt!