Am 27.02.2020 wird der erste Covid-19 Fall in Hessen nachgewiesen. Knapp 2 Wochen später war für uns klar – wir gehen ins Homeoffice.
Heute vor genau 365 Tagen haben wir die Entscheidung getroffen, alle Kolleginnen und Kollegen ins Homeoffice zu schicken – doch wie sieht unser tägliches Arbeiten seitdem aus? Und welche Tools helfen uns dabei, den Arbeitsalltag zu meistern?
Mit der Entscheidung, alle ins Homeoffice zu schicken, standen wir vor der gleichen Herausforderung, wie viele andere Unternehmen zu diesem Zeitpunkt auch. Zwar waren einige von uns gelegentlich tageweise im Homeoffice, doch dass nun alle gleichzeitig nicht mehr im Büro vor Ort waren, hat schnelles Handeln und in gewissem Maße auch Improvisation gefordert.
Geholfen hat uns hier sicherlich die Tatsache, dass alle nötigen Tools bereits vorhanden waren, wenngleich wir diese noch nicht regelmäßig in Gebrauch hatten.
Schnell wurden unsere internen Meetings auf Microsoft Teams eingestellt, was nun ein zentrales Tool in unserem Arbeitsalltag geworden ist. Mittlerweile werden fast alle internen Absprachen per Videokonferenz besprochen und nur ganz selten wird der klassische Weg über ein reines Telefonat gewählt.
Das gilt sowohl für interne Absprachen, als auch Kundengespräche. Auch wenn man sich nicht persönlich treffen kann, so hat der Kundenkontakt in dieser Zeit wenig gelitten. Ganz im Gegenteil – die Umstellung von Telefonaten hin zu Videokonferenzen hat teilweise sogar mehr Face-to-Face Möglichkeiten mit unseren Kunden gebracht.
Ebenso standen wir vor der Herausforderung, wie wir unsere Projekte planen und die Verfügbarkeiten optimal visualisieren können. Was vorher häufig noch im Büro per Whiteboard passierte, wird nun transparent über den Microsoft Planner dargestellt. So können wir Projekte sehr schnell anlegen und an alle Kolleginnen und Kollegen verteilen. Da eine Synchronisation der Aufgaben direkt auch in Teams und andere Apps geschieht, sind für jeden die anfallenden Aufgaben zusammengefasst und erleichtern den Arbeitsalltag sehr.
Welche Tools haben wir noch im Einsatz?
Alles rund um die Projektadministration läuft seit knapp 2 Jahren über die Cloud Software MOCO. Angefangen vom Timereporting aller Projektbeteiligten bis hin zur Auswertung und Rechnungsstellung – mit MOCO wird das kaufmännische Geschäft abgewickelt.
Neben Microsoft Teams haben wir natürlich auch noch weitere Videokonferenz-Tools in unser tägliches Arbeiten integriert. Je nach Kunde und Anforderung arbeiten wir auch mit den gängigen Anbietern wie Zoom, Webex, Whereby uvm. – hier stellen wir uns voll und ganz auf unsere Kunden ein.
Als letzte Software auf der Liste ist sicherlich noch Miro zu nennen. Dabei handelt es sich um ein Online Whiteboard, auf dem mehrere Parteien in einem Meeting gemeinsam arbeiten können. Für Online Workshops ist Miro für uns nicht mehr wegzudenken.
Last but not least – wie haben wir unser Team in der Zeit zusammen gehalten? Eine große Herausforderung im virtuellen Arbeiten ist natürlich, weiterhin den Zusammenhalt im Team zu fördern.
Neben den Absprachen zu sämtlichen Projekten über Teams ist es uns wichtig, auch regelmäßig Räume zu schaffen, in denen sich alle Kolleginnen und Kollegen austauschen können. Was vorher noch das Schwätzchen beim Kaffeekochen war, ist nun ein wöchentlicher Recap (freitags), ebenso wie unsere Team Meetings (montags) und Stand-Up Meetings (mittwochs). Darüber hinaus konnten wir im Sommer, als die Corona-Lage etwas entspannter war, ein kleines Sommerfest feiern. Da dies zu Weihnachten leider keine Option war, ist unser Plan, am 24.06.2021 die Weihnachtsfeier mit einem halben Jahr Verzögerung nachzuholen.
Zusammengefasst kann man sagen, dass wir intern und extern ein WIRtuelles Arbeiten geschaffen haben, das sicherlich auch nach Covid-19 zu Teilen beibehalten wird. Mehr dazu in einem der nächsten Blogartikel mit der Aussicht auf die kommenden 365 Tage.
